6 consejos para crear facturas eficaces

A todos nos gusta cobrar en la fecha acordada. Como emprendedor o pequeña empresa, necesitas tener siempre un flujo de caja positivo; sin él, tu empresa no podrá prosperar.

La facturación puede ser un trabajo tedioso e incómodo. Utilizando algunas de las estrategias de facturación más efectivas, aumentarás tus posibilidades de cobrar en el momento oportuno. Además, ofrecerás una buena experiencia a tu equipo y, también, a tus clientes. Utiliza las plantillas de facturas como una base sólida para el éxito:

1. Envía tus facturas rápidamente y sé muy claro

¿Has convencido a un cliente de comprar tu producto o servicio? Si tardas varios días en enviar la factura, tu cliente recibirá un mensaje claro: entenderá que no tienes ninguna prisa por cobrar. Conclusión: envíala justo después de mandar el producto o cuando el acuerdo esté cerrado y no lo dejes para mañana.

Antes de hacer clic en ‘enviar’, comprueba que tu factura cumple todos los requisitos:

Es fácil de entender
Has incluido toda la información necesaria (cantidad, precio por unidad, subtotal, IVA, total)
Indica claramente cuánto se debe, cuándo hay que abonarlo y cómo realizar el pago
Has añadido todos los términos y políticas importantes (condiciones de reembolso, sanciones por pagos atrasados…)

2. Proporciona plazos de pago cortos

Cuánto más corto sea el plazo para el pago, mejor. Piensa en 30 días o, incluso, en 15. Ofreciendo a tus clientes una fecha límite cercana, tendrás más posibilidades de que realicen el pago de forma correcta. Y, a su vez, cobrar antes te permitirá mantener un flujo de caja positivo.

Es importante ser proactivo cuando un cliente está a punto de sobrepasar la fecha de pago. Deja que los avances tecnológicos te ayuden con esto y envía recordatorios automáticos una semana o unos días antes del vencimiento del plazo. Así te ahorrarás las excusas de los clientes cuando abonen la factura tarde. En caso de que un cliente no cumpla con los términos establecidos, lo mejor es reaccionar inmediatamente. Además, no olvides proporcionar un amplio abanico de métodos de pago a tus clientes y asegúrate de incluir tus datos bancarios y tu dirección postal.

3. Numera siempre tus facturas

Los pequeños detalles, a menudo, se pasan por alto, pero son los que realmente pueden marcar la diferencia. Uno de ellos es numerar tus facturas. Esto puede hacerte parecer más profesional. Además, es muy práctico: te ayuda a realizar un mejor seguimiento de los clientes y de los pagos para cuestiones de impuestos, lo que es muy útil en tiempos de mucho trabajo y estrés, como el cierre del año. Si los números de las facturas se duplican, serán difíciles de seguir. ¿Verdad que es un buen consejo?

4. Ofrece pagos on-line

Muchos clientes ya lo gestionan todo por Internet, incluso los pagos. Ofreciéndoles también esta opción, puedes reducir significativamente el tiempo que vayan a tardar en pagarte. Acepta los pagos con tarjetas de crédito o débito MasterCard, Visa o American Express, configura una cuenta PayPal, u otros métodos de pago que suelan utilizar.

5. Automatiza tu facturación

Una de las estrategias más efectivas para la facturación es que no te cueste demasiado esfuerzo crearlas, enviarlas o seguirlas. Ya no hay razones para seguir enviando facturas hechas a mano. Las herramientas en las nubes han puesto muy fácil (en serio, cualquiera puede hacerlo) la automatización de los procesos de facturación. Para los clientes que compran regularmente o en momentos fijos, incluso puedes programar facturas recurrentes.

Otra ventaja añadida de automatizar la facturación es que puedes conectarla con tu software de contabilidad, por ejemplo Exact Online o SageOne, para registrar las facturas automáticamente. Así, ya no necesitarás introducir los datos manualmente nunca más y conseguirás ahorrar tiempo y no cometer errores que pueden salir muy caros.

6. Añade un toque personal a tus facturas

Asegúrate de que tus clientes reconozcan en seguida tus facturas. Utiliza el logo de tu empresa y los colores de tu marca para crear un factura profesional fácil de reconocer. Utiliza un mensaje personal y único para cada factura que refleje tu estilo, como, por ejemplo: “Es un placer hacer negocios contigo”, “Esperamos que disfrutes de los productos”, y muchos otros. Una vez más, son estos pequeños detalles los que marcan la diferencia.

Empieza las relaciones con tus clientes con buen pie y utiliza estas plantillas como una base sólida hacia el éxito:

Tras la descarga de la plantilla de factura, el usuario reconoce que:
TEAMLEADER no garantiza que la plantilla cumpla con las regulaciones o requisitos que se aplican en cualquier nivel legal. Sin embargo, TEAMLEADER garantiza que esta plantilla cumpla con las regulaciones o requisitos que se aplican a la legislación europea en el momento en que se descarga la plantilla. Por lo tanto, TEAMLEADER no se hace responsable de cualquier cambio posterior de cualquier naturaleza para tales leyes y / o regulaciones. El uso de la plantilla se lleva a cabo bajo su propia responsabilidad y riesgo, y al mismo tiempo el usuario debe verificar si la plantilla debe completarse para estar de acuerdo con la legislación nacional (como, por ejemplo, exención y / o transferencia de IVA y / o condiciones específicas del sector).

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