Factura - ¿Qué es una factura?

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Preguntas frecuentes sobre la facturación

Echa un vistazo a este descargo de responsabilidad antes de leer la página.

Las facturas son uno de los documentos más importantes para tu negocio. Por un lado, sirve como prueba de que se ha entregado un producto o servicio y, por otro lado, como recibo para que dicho servicio o producto quede pagado.

Dicho esto, una factura no te garantizará que esto se produzca. ¿Sabías que 1 de cada 10 facturas se paga con retraso? ¿O que nuestros negocios pierden un 2,6 % de ingresos totales al año a causa de las facturas impagadas?

Además, estos impagos pueden acarrear problemas financieros de gran calibre. Y es que si tu negocio no recibe el dinero a tiempo, no podrás gastarlo ni invertirlo.

Para evitar estos contratiempos, hemos redactado esta práctica guía. Te echaremos una mano para que hagas la factura perfecta y te explicaremos exactamente en qué consiste la facturación.

¿Qué es una factura?

Una factura es un resumen general que enumera los bienes o servicios que has entregado con su precio. Una factura obliga al comprador a pagar y, por lo tanto, funciona como un requerimiento de pago, es decir, un documento donde se especifica la cantidad que el cliente le debe a la compañía que proporciona los bienes o servicios. Para que sea legalmente válida, la factura debe contar con una serie de condiciones y en la sección «Contenido de una factura» te explicaremos cuáles son esos elementos.

En resumidas cuentas, una factura es una confirmación por escrito del acuerdo entre proveedor y comprador donde se enumeran los bienes y servicios además de su precio.

En cambio, la facturación es un término colectivo referido al proceso de creación y envío de las facturas del trabajo que has completado. Para los negocios, esto implica facturas emitidas (las facturas que envías a los clientes) y las facturas recibidas (las facturas que recibes de tus proveedores).

Una factura es obligatoria a efectos del IVA según la normativa de la UE en los siguientes casos:

la mayoría de suministros de negocio a negocio (B2B)
ciertas transacciones de negocio a consumidor* (B2C)

*Los negocios deben emitir una factura cuando se suministran bienes a sujetos no pasivos (un individuo privado) en el caso de una venta a distancia que puede ser imponible en otro país de la UE (Fuente: Artículo 33, Directiva IVA).

¿Por qué son importantes las facturas?

Las facturas son importantes por varios motivos:

Para ayudarte a hacer un seguimiento de las transacciones de tus ventas en tu sistema de contabilidad
Para tus procesos de ventas ya que te indican cuánto dinero has hecho
A efectos legales puesto que sirven como prueba de tu acuerdo con el cliente. Una factura también invita a tu deudor a pagar.
Se convierte en un importante documento justificativo en caso de problemas con los pagos. Por ejemplo, con facturas vencidas o extraviadas. En estos casos, puedes proceder con acciones de carácter formal como recordatorios para el pago mediante correo electrónico o con la ayuda de terceras partes para cobrar la deuda.
A efectos tributarios, para ayudarte a hacer tu declaración de la renta y tener derecho a la deducción del IVA.

Propósito de una factura

1. Cobra tu trabajo
Por cada factura que envíes, recibirás el dinero por el servicio o producto. De esta manera tu negocio podrá seguir funcionando.

2. Conoce hasta el más mínimo detalle de tus números
Haz un seguimiento de tus facturas emitidas y recibidas en un único sistema para saber exactamente cuánto has ganado y cuánto has gastado. De esta manera, tu declaración también será mucho más fácil de completar.

3. Sé transparente acerca de los productos y servicios por los que vas a cobrar
Ofrece una información clara sobre los servicios y productos para que tu cliente sepa exactamente por lo que va a pagar. Te ahorrarás mucho tiempo y malentendidos.

4. Personaliza tus facturas con tu marca
Esta es una gran oportunidad para desarrollar la imagen de tu compañía. Añade tu logotipo, la información principal de tu negocio y un enlace a tus plataformas de redes sociales.

Contenido de una factura

Componentes

En términos generales, una factura consiste en tres partes:

Encabezado
Listado
Resumen

El encabezado debe contener ciertos elementos como tu dirección. (El resto de elementos obligatorios se enumeran más adelante). El listado contiene los bienes y/o servicios proporcionados con el precio incluido El resumen de la factura incluye:

El importe neto (excluido el IVA)
El tipo impositivo y el importe
El importe total
Los términos de pago
Formas de pago

Elementos obligatorios de una factura

Las facturas se pueden redactar de diferentes maneras. Sin embargo, todas las facturas deben incluir una serie de elementos para que sean legalmente válidas:

La palabra «factura» debe aparecer mencionada claramente en la parte superior;
La fecha y el número de serie: usa un número diferente por cada factura;
La dirección completa de ambas partes;
Información para el pago: tu número de cuenta bancaria o los datos de tu cuenta Paypal;
Tu código de identificación fiscal (CIF);
La fecha de entrega;
Una descripción de la naturaleza y la cantidad de bienes y/o servicios para que tus clientes sepan exactamente por lo que van a pagar:
1. Los diferentes componentes de un proyecto o productos así como el importe por unidad de cada componente;
2. Tu tarifa horaria y el tiempo que dedicas a cada parte de un proyecto;
El tipo impositivo y el importe;
El importe a pagar sin IVA.

Términos y condiciones

Muchos negocios deciden incluir sus términos y condiciones en el reverso de la factura. No es un requisito obligado por ley. De hecho, incluir tus términos y condiciones generales en la factura puede generar discusiones. Tanto los consumidores como las empresas clientes pueden argumentar que esos términos y condiciones deberían haber sido compartidos antes y, por lo tanto, no son aplicables.

Para evitar estos malentendidos, es recomendable comunicar tus términos y condiciones en tu oferta o presupuesto (antes de que el producto o servicio se entregue). Para las transacciones B2B, es suficiente con hacer referencia a los términos y condiciones en tu sitio web. Esto no es aplicable a las transacciones B2C. En este caso, es obligatorio añadir tus términos y condiciones en tu presupuesto.

Nota: siempre es buena idea volver a mencionar tus términos y condiciones en tu factura, pero asegúrate de que el contenido corresponde con los términos y condiciones enviados en tu presupuesto inicial. De esta manera, te evitarás malentendidos o discusiones acerca de qué términos se aplican a dicha transacción.

Para enviar la factura perfecta no tienes que darle demasiadas vueltas. Asegúrate de que tu factura contiene todos los datos necesarios y úsala como modelo de factura.

Diferentes tipos de facturas

► Factura estándar

El formato básico para una factura debe incluir toda la información básica y se puede utilizar para transacciones con diferentes empresas por parte de diferentes sectores.

Uso: muy común.

► Factura comercial

Son facturas especiales diseñadas para el comercio internacional como el envío de bienes desde un país a otro. Contiene los datos de contacto del vendedor y el comprador, los productos vendidos, el coste de los productos y los impuestos a pagar. También cuenta con atributos especiales como el número de identificación del transportista, país de origen, código único de cada uno de los productos así como una declaración de que la factura es auténtica.

Uso: menos común, se utiliza para la declaración en la aduana cuando un producto cruza fronteras internacionales

► Factura de progreso

Se trata de una factura que se envía de vez en cuando para mostrar el progreso de un proyecto grande y para citar un importe a pagar porque la compañía tiene que pagar a los empleados que trabajan para ellos durante el proyecto.

Uso: común en la industria de la construcción para obras que se extienden en un periodo largo de tiempo y que son muy caras

► Planilla horaria

Es un tipo especial de factura que suelen utilizar los profesionales de servicios que cobran con una tarifa horaria y que suelen hablar de horas facturadas en lugar de productos.

Uso: compañías de servicios como consultoras que ofrecen sus servicios basados en horas

► Factura periódica

Son facturas con un importe fijo que se suelen enviar a finales de mes.

Uso: común en los alquileres de espacios o herramientas

► Factura proforma, presupuesto, cotización o estimación

Son un tipo de facturas que le dan una idea al comprador de los costes de los productos y servicios, y que se suele usar como compromiso del acuerdo por parte del vendedor para enviar ciertos bienes o servicios al precio estimado. También puede servir como pago por adelantado del importe estimado del proyecto.

► Facturación basada en el valor

Es una facturación basada en los servicios proporcionados al cliente y el valor de dichos servicios. El importe de la factura depende de la cantidad del trabajo entregado al cliente, en lugar del tiempo que se ha tardado en completar.

Uso: cuando el valor del servicio o el producto se puede determinar de antemano

► Facturación de licitación fija

Es un tipo de facturación ideal para los proyectos con unos requisitos bien definidos en el que se cotiza un precio fijo para el proyecto.

Uso: las empresas pequeñas o servicios de profesionales autónomos

► Facturación en función del tiempo

Se trata de una facturación basada en la tarifa por horas y la cantidad de horas trabajadas en un proyecto. La regla de oro para la facturación en función del tiempo es la de no cobrar menos de lo debido por tus servicios.

Uso: los trabajos creativos en los que es difícil calcular de antemano cuánto tiempo te llevará completar un proyecto

Cómo hacer una factura: paso a paso

¿Utilizas un programa de facturación? En este caso, probablemente tengas la opción de comenzar a partir de una plantilla ya existente y, así, ahorrarte mucho tiempo a la hora de redactar tu primera factura.

Si todavía no usas un programa, puedes hacerla con Word o Excel, aunque siempre lleva más tiempo y supone más esfuerzo. Piensa en cómo vas a hacer un seguimiento de los estados del pago, o enviar recordatorios del pago. Para conseguir tu propio estilo, échale un vistazo a https://templates.office.com/en-us/Invoices para inspirarte.

Hacer facturas en Word o Excel

Abre Word o Excel y selecciona «Nuevo documento» (Documento → Nuevo).

Puedes empezar desde cero y elegir tu propio diseño, o seleccionar una de las plantillas predefinidas, por ejemplo, «Factura» o «Factura comercial».

Incluye los datos de tu compañía así como los productos o servicios que proporcionas.
Incluye los datos de tu cliente, el número de factura, la fecha y, si es posible, el asunto.

Asegúrate de no dejar fuera ninguno de los elementos obligatorios legalmente.

Añade los totales y comprueba los importes.
Guarda el archivo, envíaselo a tu cliente y guárdalo (si es aplicable) en tu programa de contabilidad.

Excel se presenta como una opción muy útil ya que puedes usar diferentes fórmulas para calcular los totales o el IVA. Si siempre usas la misma plantilla, no necesitarás recalcular estos importes de cada vez.

Una vez que tengas lista tu factura, puedes imprimirla y enviarla por correo ordinario o electrónico.

Facturación online

¿Por qué utilizar la facturación online? Cada año, se envían millones de facturas en el mundo. Eso implica toneladas de papel y miles de árboles talados, sin contar con el papel de todos los sobres. Ya solo el aspecto ecológico es razón de peso para considerar la opción electrónica. Además, existen numerosas ventajas en lo que se refiere al programa de facturación online:

Menos trabajo administrativo
Los pagos son más rápidos
Te ahorras dinero (olvídate del papel, los sobres y los sellos)
Las facturas están disponibles en cualquier sitio y momento
Puedes hacer un seguimiento de las facturas más fácilmente (adiós a las facturas extraviadas)
Tu cliente puede pagar online al momento

«Italia es el primer miembro de la UE en introducir la facturación electrónica obligatoria para las transacciones B2B. También se rumorea que otros países como España, Grecia o Francia se subirán al carro electrónico próximamente».

Sin embargo, los consumidores pueden negarse a la facturación electrónica por el momento. Si un cliente prefiere la factura en papel, no debería tener que pagar un coste extra. Las empresas no pueden subir el precio de sus productos o servicios porque su cliente se niega a ser facturado electrónicamente. Dicho esto, puedes ofrecer un descuento especial a los clientes que sí prefieran la opción de la facturación electrónica.

Si decides adoptar el sistema de facturación electrónica, es importante que te plantees la siguiente pregunta: ¿por qué elegir una herramienta de facturación online en lugar de herramientas de eficacia probada como Word o Excel? Al no estar diseñadas como herramientas de facturación, enseguida te darás cuenta de las siguientes desventajas a la hora de:

Hacer el seguimiento de las facturas y los recordatorios de pagos
Numerar las facturas y el trabajo manual que implica

¿Y qué ocurrirá con esas plantillas personalizadas que has creado en Word o Excel? El programa de facturación te permitirá importarlas con solo unos clics.

Ejemplo de una factura

¿Estás buscando algunos buenos ejemplos de facturas? https://www.teamleader.es/modelo-de-factura cuenta con plantillas estupendas para que te pongas manos a la obra enseguida.

Preguntas frecuentes sobre la facturación

¿Cuándo es necesaria una factura?

Todo sujeto pasivo que haga negocios en la UE está sujeto a la regulación de facturación de la UE (Artículos 217-240 Directiva IVA). Y en ciertos países también se aplicará la regulación nacional. Te recomendamos que compruebes con las autoridades locales si existen otras normas que debas aplicar en tu país. Dicho esto, las facturas son obligatorias en casi todos los casos cuando vendes productos a sujetos pasivos (trabajadores autónomos, negocios o instituciones gubernamentales). En ciertas transacciones B2C también será obligatorio hacer una factura.

¿En qué momento se envía la factura? Depende del cliente y el tipo de trabajo que realices. Normalmente, las facturas se envían cuando se hacen los pedidos o se completan las tareas. Si trabajas en un proyecto grande, puedes enviar facturas intermedias por el trabajo completado hasta la fecha. Y si vendes suscripciones, entonces enviarás facturas recurrentes en intervalos de tiempo regulares.

¿Qué ocurre si mi factura no es legalmente válida?

Para poder reclamar la devolución del IVA pagado, necesitas una factura con IVA válida. Sin embargo, las autoridades tributarias deben tener en cuenta tanto las facturas como otra información a su disposición cuando valoran la reclamación. Por lo tanto, aunque la factura no incluya todos los elementos legalmente requeridos, las autoridades tributarias no pueden desestimar las reclamaciones basadas solo en este motivo.

Si se te olvida incluir uno de los elementos obligatorios en la factura, puede que tengas que pagar una multa administrativa según el país de residencia. En general, los errores en las facturas son algo común y la mayoría de los clientes suelen ser bastante comprensivos a la hora de corregirlos (siempre que no sea demasiado complicado o suceda demasiado a menudo). En cualquier caso, ¡siempre hay que releer la factura varias veces antes de enviarla!

¿Qué diferencia hay entre una factura comercial y una factura proforma?

¿Tienes clientes internacionales? En caso afirmativo, probablemente te suene el término de «factura proforma». Las facturas proforma pueden ser obligatorias para las transacciones internacionales (dependiendo del país de importación). Una factura proforma se parece bastante a una factura normal, pero existen una serie de importantes diferencias:

Una factura proforma pertenece a los cargamentos que no requieren pago como, por ejemplo, muestras, partes de repuesto, etc. Por este motivo, las facturas proforma no incluyen una solicitud de pago.
Una factura proforma debe incluir claramente la palabra «proforma».
Normalmente, las facturas proforma vienen seguidas de una factura real.

Como la factura proforma no es una factura real, no comparte el mismo valor probatorio. Las facturas proforma solo sirven como prueba ante el emisor y no ante el destinatario.

Por ejemplo: si le envías una factura proforma a tu cliente, tu cliente puede decidir si acepta o no tus servicios. En este caso, no puedes llevar a cabo ninguna acción legal por impago de una factura porque las facturas proforma no tienen valor probatorio para el cliente.

¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?

Dentro de la Unión Europea, la directiva IVA permite a los países de imponer sus propios plazos en los que es una obligación guardar las facturas. Por lo tanto, el periodo obligatorio para guardar las facturas depende del país donde residas.

¿En qué idioma debo hacer las facturas?

La regulación de la UE determina que las autoridades tributarias pueden solicitar la traducción de las facturas únicamente a efectos de una auditoría. No existe ninguna norma europea acerca de qué idioma se debe usar en las facturas, por lo que se puede utilizar cualquier lengua nacional siempre que sea comprensible para el destinatario.

Una solución muy popular es redactar una factura bilingüe en inglés y la lengua local. Si eliges comunicarte con tus consumidores en una determinada lengua, debes ser consistente. Si, por ejemplo, tu sitio web está en francés y tus términos y condiciones generales también, un consumidor tiene derecho a pedirte una factura en francés.

¿Por qué tengo facturas impagadas?

Puede que tengas facturas impagadas por diferentes motivos. Puede que tu cliente no esté del todo satisfecho con tu producto o servicio, o puede que tu factura sea incorrecta o no sea clara. Una factura incorrecta deja una mala impresión. Si haces tus facturas manualmente sin la ayuda de una herramienta de facturación online, asegúrate de que compruebas todos los detalles varias veces antes de enviarla.

También debes prestar atención a los siguientes detalles:

No esperes una semana a hacer tu factura. Cuanto antes reciba la factura tu cliente, antes recibirás tu pago.
Envía un recordatorio sobre el pago en cuanto haya vencido el plazo del pago.
Si es posible, comprueba la solvencia crediticia o la situación financiera de tu cliente con la ayuda de herramientas de evaluación crediticia.

¿Qué puedo hacer con las facturas impagadas?

La regla general para las facturas es: siempre debes quejarte de una factura en un plazo de tiempo razonable tras su recepción. Es decir, cuanto antes lo hagas, mejor. Intenta responder en el plazo máximo de una semana, aunque este periodo no es del todo absoluto. El tribunal decide, según las circunstancias, cuál es este periodo.

Al fin y al cabo, decidir si es razonable o no depende también del motivo por el que estás reclamando. Cuanto más compleja es una factura, se requiere una verificación más exhaustiva y, por lo tanto, dispones de más tiempo para responder. También contarás con más tiempo para responder si tu proveedor ha enviado la factura más tarde de lo debido, o si puedes probar que estabas de viaje o que necesitabas aclarar una serie de cuestiones.

Ten en cuenta que los términos y condiciones generales o el contrato de tu proveedor puede contener un plazo específico para reclamar. Estarás sujeto a dichos términos y condiciones. Si este plazo no es excesivamente corto, puede que haya la posibilidad de que el tribunal decida que ambas partes están sujetas a cumplirlo, a menos que tu cliente tenga una razón de peso para reclamar más tarde.

Renuncia de responsabilidad: la información presente en esta página se ha publicado únicamente con fines informativos, y no debe interpretarse como un asesoramiento legal, tributario o financiero. La legislación relacionada con la facturación está sujeta a modificaciones y puede variar dependiendo del país de residencia.