Los siete pecados de un mal gestor de proyectos

Estamos todos de acuerdo en que compartir conocimiento e información es esencial para que un proyecto salga bien, ¿no es así? Sin embargo, seguimos viendo que esta falta de comunicación es el motivo principal para que los proyectos no obtengan los resultados esperados o no lleguen a funcionar.

Una mala comunicación puede tener diferentes causas: barreras lingüísticas, rasgos personales no complementarios, características del lugar de trabajo, canales que fallan… Y las posibles consecuencias también son muchas: diferentes expectativas y desacuerdos, egos dañados, estrés innecesario por falta de visión de conjunto, peticiones de última hora y sobrecarga de trabajo.

Cuando un proyecto importante aterriza en tu mesa de trabajo, tu primer reflejo será atacarlo de frente y empezar a reunir las necesidades que demande. A menudo, la planificación se deja en un segundo plano, como si fuera una actividad de segunda categoría, como algo que deberá hacerse, pero que no añade valor al producto final.

No obstante, fallar al definir adecuadamente el alcance, las responsabilidades o el plazo provocará, sin duda alguna, muchos problemas más adelante. Sin un buen plan, te arriesgas a perder el apoyo empresarial, los recursos y el tiempo, así como a incumplir los plazos y a disgustar a compañeros o clientes.

Lo más difícil de gestionar son los detalles. Cuando estás llevando a cabo varios proyectos a la vez, estar pendiente de todos ellos puede ser complicado. ¿Cómo vamos con el presupuesto? ¿Quién es responsable y de qué? ¿Vamos bien de tiempo para cumplir el plazo?

A nadie le gustan esos incómodos silencios en las reuniones, o –Dios nos libre– hablar al cliente equivocado sobre un proyecto que no es el suyo. En el mejor de los casos, perderás la confianza del cliente, y, en el peor, puedes perder el proyecto entero.

Como gestor de proyectos, debes utilizar muchas herramientas para realizar un buen seguimiento de tu equipo, las tareas delegadas, las entregas y el estado de los proyectos. Sin embargo, a menudo el software que utilizas no cumple tus expectativas, no es suficientemente flexible para el tipo de proyecto que llevas o te ralentiza demasiado debido a su complejidad. El resultado puede ser parecido a intentar comer sopa con un tenedor.

De acuerdo, imaginemos que ya has empezado tu proyecto y has creado un apretado programa, pero que nunca o casi nunca lo actualizas. Para asegurarte de que cada cosa va según lo planeado, debes ir comprobándolo y realizar cambioscuando sea necesario. Eso también significa que tienes que ir controlándolo con el equipo para prevenir que no se ralentice ningún trabajo.

Cada proyecto es único y, por ello, siempre hay un cierto grado de impredecibilidad. Cualificar y cuantificar estos posibles factores que pueden ir mal para anticiparlos y ver cómo podrían afrontarse es los que se llama la “gestión de riesgos”. Y esa es otra de las funciones de un gestor de proyectos.

Veamos un ejemplo: el cliente pide un ‘pequeño cambio’ o ‘añadir una cosita’ al proyecto. Según él, una modificación tan pequeña no puede afectar al presupuesto o a los plazos. Pero no es así.

Cada proyecto requiere un equilibrio difícil de cuadrar entre el coste, la rentabilidad, el tiempo, el trabajo, la calidad y el riesgo. Modificarlo es casi siempre en detrimento del proyecto y de sus resultados. Como director de proyectos, es tu responsabilidad mantener este equilibrio y avisar a tus clientes cuando lo ponen en peligro.

Estos son los siete pecados capitales de la gestión de proyectos. A pesar de que las causas del fracaso varían según el tipo de proyecto, la mayoría pueden ser atribuidas a una de las señaladas más arriba. Pero no te preocupes, la redención está cerca. Sigue leyendo y descubre cómo evitar el desastre.