¿Así que tienes un nuevo cliente o tratas de tenerlo? ¿Cómo lo has conseguido? ¿Cuándo crees que conseguirás cerrar la venta? Seguro que buscas una buena manera de crear y enviar plantillas de presupuesto personalizadas. Te contamos cómo hacerlo.
Mucha gente cree que un presupuesto solo tiene carácter informativo, pero nosotros no creemos que sea así. Nosotros creemos que una oferta o presupuesto es una ocasión más para dar una buena experiencia de cliente y crear una relación que va más allá que los simples números. Por ello aquí te presentamos 6 claves para hacer que tus plantillas de presupuestos sean lo más parecido a una carta de amor dedicada a tus clientes:
6+1 Consejo para preparar un presupuesto
1. Empieza por lo obvio: Los datos
Decía un antiguo filósofo que empezar por el principio siempre era la mejor opción. Esta máxima también sirve para algo, a priori, tan poco filosófico como un presupuesto. ¿Y qué es el principio de todo presupuesto? Exactamente los datos:
- Los datos de tu empresa.
- Los datos de tu cliente.
- La fecha en que se emitió y hasta cuándo es válida la oferta: ya sabes este dato será fundamental a la hora de hacer un seguimiento.
- El número de presupuesto (ojalá envíes tantos que tengas que enumerarlos).
- Términos y condiciones: Siempre es recomendable incluir cláusulas y condiciones en un presupuesto ya que recordando otra máxima de la abogacía “lo que no se escribe no existe”.
2. Hazlo bonito: la importancia del diseño y de la identidad de marca
"Make it simple, but make it pretty” dicen los americanos y esto también lo tienes que tener en cuenta a la hora de crear tus plantillas de ofertas. Piensa que un presupuesto suele ser el primer documento que uncliente recibe de ti. Es, como se dice ahora, un momento de la verdad en la que podemos impactar positivamente o negativamente en la impresión y experiencia de nuestro cliente.
Asegurate que tu plantilla es lo más limpia, clara, concisa y elegante posible. Incluye siempre tu logo y dale un toque corporativo para dar esa imagen de profesionalidad que siempre dan los membretes.
3. Hazlo transparente. Porque la transparencia es la clave de la confianza
Para justificar tanto una precio como una propuesta de valor, es esencial que lo hagas de una manera transparente. Antes de enviar un presupuesto ya has incidido en tu propuesta de valor, así que ahora es el momento de cosificarla y cuantificar: Indica el precio de tus materiales y de tu trabajo (en horas) de la forma más exacta posible.
Sabemos lo difícil que es eso mismo: El ser preciso con la cantidad trabajo que el proyecto requerirá, pero te invitamos a esforzarte porque a través de este análisis de horas y costes podrás luego analizar la rentabilidad de tu proyecto así como el cliente tendrá más información sobre lo que esperar.
4. Hazlo único: Personaliza un presupuesto y hazlo especial para quien lo recibe
Sabemos que estás ocupado, si estás buscando una plantilla de presupuestos es síntoma de ello… Pero párate y recapacita: Si en un presupuesto hay algo que puede diferenciarte es el mensaje con el que lo acompañas. Los números conectan con la razón, los textos con las sensaciones.
En el presupuesto que vas a enviar te recomendamos que:
- Lo escribas como si supieras que va a ser aceptado, muestra confianza y seguridad en lo que ofreces y en cómo lo ofreces.
- Adáptalo a tu cliente y no seas demasiado formal si ya tienes una relación cordial con él, tampoco te pases de casual si te diriges a un directivo/a con el que has hablado una vez y por teléfono.
- Haz siempre mención al resultado y beneficio que el cliente obtendrá de tus servicios. Por ejemplo y recordando a nuestro amigo Arturo (con el que ya tendríamos una relación previa), sería así: “Estimado Arturo, te adjunto el presupuesto para la contratación de nuestro software con el que ahorrar ese tiempo que me has dicho que te falta”.
- Cuando redactes un presupuesto, y si tienes la opción, haz referencia a las necesidades y deseos que el cliente te comentó. Por ejemplo: Arturo, me dijiste que debido a tu viaje, la alta tendría que ser el día 22 así que ese día y no antes será cuando activaremos tu cuenta”.
- Muéstrate accesible y da siempre la opción de que el cliente se ponga en contacto contigo si necesita una aclaración o si echa en falta cualquier detalle. Dale la seguridad de que él es único y especial para ti.
5. Revísalo y presta atención a los detalles
Revisa tu plantilla antes de enviarla, hazlo tú y, si puedes, pídele a alguien que lo haga por ti. Un presupuesto ha de entenderse como un examen de lengua y literatura: Una falta de ortografía o una errata resta 0,25 en la nota final. Resta en profesionalidad, da lugar a dudas, hace que el cliente se pregunte sobre la meticulosidad del trabajo, sobre el poco tiempo que se le ha dedicado o cualquier otro freno que afecte en el proceso de ventas. Por ello, te recomendamos fervientemente esa revisión y esa mirada crítica.
6 Pónselo fácil, envíalo rápido: hazlo online
A la hora de redactar y enviar un presupuesto, la rapidez y flexibilidad es clave. Si puedes enviarlo antes que tus competidores y de una manera que incluso le permita devolverlo firmado online, rompes muchos puntos fricción.
+1 Automatízalo, #WorkSmarter
En Teamleader sabemos de la importancia de estos 6 puntos, por ello nuestro software crea presupuestos refinados y reutilizables a partir de tus plantillas. Presupuestos que serán personalizables con tu imagen de marca y que pueden ser enviados desde el CRM, firmados desde la nube y registrados automáticamente en la plataforma. Teamleader automatiza no solo la creación de presupuestos y plantillas, sino el control y la gestión de los presupuestos que ya han sido enviados. #WorSmarter
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