Matriz Eisenhower: Una herramientas de gestión del tiempo para pymes

La matriz Eisenhower es una herramienta de productividad y toma de decisiones muy sencilla que te puede servir para organizarte todas las tareas y responsabilidades. Y sí, lleva el nombre del celebérrimo Dwight Eisenhower, famoso por administrarse religiosamente el tiempo y tener una gran productividad.

Las normas básicas de la gestión del tiempo se reducen a tener un buen entendimiento de cuáles son las prioridades y saber reconocer las tareas que más atención nos merecen. Piénsalo: la clave de la productividad no está en trabajar más, sino en trabajar mejor.

Ante cada tarea te tienes que cuestionar dos cosas: si es urgente y si es importante. Así podrás distinguir mejor entre cuatro clases de tareas y establecer un plan claro e infalible para organizarte el día:

• Urgentes e importantes: hacer antes de nada
• Importantes, pero no muy urgentes: programar para más adelante
• Urgentes, pero no muy importantes: delegar en otros
• Ni importantes, ni urgentes: descartar

¿Cuál es la mejor manera de aplicar a tu pyme estos cuatro pilares fundamentales?

Poner en una lista las cosas que tienes pendientes te descarga la mente. Pero pregúntate siempre qué es lo que deberías hacer primero para abrirte camino entre tu maraña de responsabilidades. Ten esto siempre en mente: las tareas importantes contribuyen a tu estrategia a largo plazo, por lo que acaban mereciendo la pena.

Decide qué hacer primero simplemente haciéndote estas preguntas: ¿qué tiene que estar terminado de aquí a media hora/de aquí a una hora/antes de salir a comer? Calcula cuánto tiempo te va a llevar cada cosa y —obviamente— intenta ceñirte a ese plazo. Recuerda: se trata de terminar tareas y mantener una perspectiva general.

Si tienes tareas importantes en este cuadrante, puede deberse a dos motivos: situaciones imprevistas o falta de organización. Es inevitable que surjan a veces situaciones imprevistas; por eso, te conviene reservar algo de tiempo en tu agenda diaria para esas crisis irremediables. En cuanto a la falta de organización, está en tu mano: planifica con antelación y desempeña tareas de forma proactiva. Idealmente, la mayoría de las tareas importantes van a parar a su sitio: el segundo cuadrante.

Si una tarea no es urgente, pero sí importante (como prepararte esa reunión para una propuesta de venta que tienes con un cliente la semana que viene), déjala para un poco más adelante, pero ponle fecha para que no se te olvide.

En realidad, este es el cuadrante al que más tiempo deberías dedicarle. El porqué: todas estas tareas pendientes contribuyen a tu estrategia a largo plazo y sirven a un objetivo más alto para hacer crecer el negocio. Además, este cuadrante te quita mucho estrés, ya que te deja tiempo para trabajar en asuntos importantes.

Una cosa clave que no debes olvidar es que nadie debería poder definir por ti cuáles son las prioridades. Eso solo haría que lidiar con estas tareas fuera una presión innecesaria. Hay un montón de distracciones: mensajes de chat de los compañeros, reuniones a las que asistir... Pero también hay un error muy común: no aplaces demasiado por querer organizar demasiado tus asuntos pendientes. Una regla de oro: no exageres con la planificación.

En una pyme es muy normal que quieras encargarte de todo personalmente: celebrar reuniones, prever llamadas, conseguir informes, etc. Después de todo, nadie hace el trabajo tan bien como tú, ¿verdad? Pues la respuesta es... ¡que claro que no! Según el prestigioso empresario Stephen Covey, puede llegar a ser peligroso que te quieras encargar de todo, debido a que cada tarea terminada te da una falsa sensación de satisfacción.

Esto se debe a que, mientras que estás terminando un millón de cosas, no estás contribuyendo a tus objetivos a largo plazo. Como otras personas estiman que estos asuntos pendientes son importantes, empiezas a encargarte tú de todo, pensando que son importantes para ti también. Pues tienes que acabar con esa idea de una vez por todas. Al quitarte de encima ciertas cosas podrás mantener la atención puesta en tus prioridades, al mismo tiempo que mejoras el equilibrio entre tu vida laboral y personal.

Por si no te habías dado cuenta: es posible que, ahora mismo, delegar tareas no sea tu fuerte, pero verás que a largo plazo vale la pena, seguro. Y ahora, una buena noticia: no hace falta que delegues una parte de tus tareas en tus colaboradores, la tecnología puede serte de gran ayuda, por ejemplo, para gestionar tu cartera de clientes y entablar relaciones con ellos.

¿Faenas sin importancia? Se acabó: olvídalas. Y es que, encima, te suelen quitar mucho tiempo. Intenta reducir al máximo el tiempo que pasas en las redes sociales o navegando por internet de forma distraída. Date cuenta de la cantidad de horas que te pasas al día trabajando con el piloto automático, sin darte cuenta de que estás perdiendo el tiempo.

Limita el número de tareas de cada tipo a un máximo de ocho por cuadrante (según cuánto puedas abarcar) para asegurarte de que tengas un plan realista y no te explote la cabeza con tanta cosa.

Las cosas como son: puede resultar difícil eliminar actividades que requieren mucho tiempo o delegar tareas. El método Eisenhower provee un marco muy fuerte con el que poder empezar. ¿Te cuesta definir el nivel de urgencia o importancia de las tareas? Pues haz un experimento y evalúa después de unas semanas si lo estás haciendo bien. Hay mucho más para administrarse bien el tiempo que la matriz Eisenhower. Empápate sobre las mejores prácticas de gestión del tiempo y dale un buen empujón a tu negocio.

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