Gestión de proyectos para agencias publicitarias: lo esencial

Las empresas publicitarias se basan muchísimo en los proyectos. A menudo, cada proyecto es diferente y cada resultado único. Los proyectos o campañas pueden servir para múltiples propósitos (dar a conocer una marca o las obras sociales que lleva a cabo, aumentar las ventas, o muchos otros) y pueden ser lanzadas en distintos medios (papel, televisión, on-line, etc.).

Por este motivo, hemos querido reunir en este artículo los principales factores que hay que tener en cuenta en la gestión de proyectos para agencias de publicidad antes, durante y después de la producción de un proyecto.

El lanzamiento es muy importante en el sector publicitario. Es un mercado competitivo y duro, hay que hacer un gran esfuerzo para presentar una idea creativa a un cliente potencial y poder vendérsela. Para asegurarte de que tienes suficientes proyectos programados, necesitas ser mejor que los demás presentando la mejor idea. La diferencia con otros negocios, es que la planificación de proyectos empieza en la fase de lanzamiento. En esta etapa, debes tener cuidado, no puedes perder ni un minuto –el seguimiento del tiempo es la clave aquí–.

Desde un punto de vista comercial, es esencial tener una visión de conjunto de todos los proyectos en marcha. ¿Cuáles deben ser prioritarios? ¿Cuáles están a punto de cerrarse? Para clientes potenciales, los costes son determinantes: presentar un presupuesto correcto ofrece al cliente una estimación realista de todos los recursos que se invierten en un proyecto y a qué precio. Una vez este decide trabajar con nosotros, debemos ponernos manos a la obra para hacer un proyecto excelente.

Has conseguido convencer a un cliente. ¡Perfecto! Ahora empieza la verdadera planificación del proyecto. Comprobar todos los recursos disponibles puede ser complicado, pero no será así si puedes unificar las agendas de todos tus trabajadores en una sola, y puedes escoger a quien delegar según qué tareas en función de su flujo de trabajo y su disponibilidad.

Aprovecha al máximo tus recursos: prevé el tiempo suficiente para planificar las tareas, asegúrate de poder seguirlas fácilmente y calcula cuánto tiempo habría que invertir en cada una de ellas. Ahora también es común trabajar con autónomos o tener empleados que lo hacen desde casa, asegúrate de conocer su calendario y disponibilidad también.

Si bien la planificación es fundamental, no hay que descuidar el aspecto humano de la gestión de proyectos. Bert Pieters, fundador de Dift, una agencia creativa de gran nombre y con experiencia en Europa, organiza una reunión diaria para animar a sus trabajadores a hablar entre ellos:

“Cada mañana a las 10, empezamos con una reunión. Nos juntamos durante 10 minutos para repasar el calendario de trabajo. Desde que hemos simplificado nuestros procesos, nuestras reuniones se han acortado y ahora solo tenemos que hablar de la parte divertida y creativa. Con estar reuniones diarias, intentamos mantener una conexión humana fuerte en nuestros procesos”.

Una campaña publicitaria se compone de muchos factores distintos: el diseño gráfico, el desarrollo de la web, la fotografía, y muchos otros. Puedes fijar un precio para algunos de estos elementos (según el tiempo que se dedica a desarrollar la estructura de una página web, por ejemplo), pero otros no son tan fáciles de presupuestar. Por ejemplo, es complicado prever cuanto vais a tardar en desarrollar un logo nuevo o una nueva identidad corporativa. No lo puedes anticipar: “necesito tantas horas para tener una idea creativa”.

Par estar más tranquilo y seguir controlando el proyecto, ten en cuenta cuánto tiempo dedicas al proyecto, a pesar de trabajar con un precio fijo, para asegurarte de que no estás cobrando demasiado ni demasiado poco. Al final del día, cuando el proyecto está terminado, es el momento de hacer una factura correcta que refleje una visión realista de los recursos y los costes. Debe permitirte seguir siendo rentable y entregar unas herramientas de marketing excelentes a tus clientes.

Es difícil encontrar un jefe de proyecto con talento. En un entorno creativo, los jefes de proyectos suelen tener diferentes responsabilidades y deben hacer malabarismos para encontrar un equilibrio y no dejar de lado ninguna de ellas. A continuación hemos hecho una lista de algunas habilidades esenciales que debe poseer un buen jefe de proyectos de una agencia de publicidad.

1. Vista de pájaro: esta es, de lejos, la más importante de las habilidades. Necesitas una visión de conjunto eficiente para saber lo que está pasando, en qué están trabajando tus empleados, y qué posibles causas de estrés existen en cada momento. Si bien esto puede parecer lógico, a menudo es un factor subestimado: cuanto mejor puedas planificar el proyecto, más opciones de éxito tendrás. Planificar adecuadamente no es exprimir todos los trabajos para que quepan en un calendario infalible, sino dejar espacio para posibles retrasos, errores y algo de tiempo para respirar.

Frederik Martens, cofundador de la agencia de comunicación cross media Maquina, cree fuertemente en el poder de reservar algo de tiempo para eventos inesperados:

1. Habilidades sociales: juzgar bien los caracteres puede hacerte ahorrar mucho tiempo. Necesitas conocer a tu equipo de proyectos a fondo. Cada miembro tiene sus puntos fuertes únicos, depende de ti sacar el máximo provecho de su talento creativo encargándole las tareas que mejor le encajen. Cuando se tata de relacionarse con el cliente, necesitas saber cómo conseguir la información adecuada. Hacer las preguntas apropiadas, saber cuándo hay alguna cosa pendiente y qué tipo de información de fondo necesita el equipo creativo. Resumiendo, debes saber cómo manejar a diferentes personas en diferentes entornos.
2. Flexibilidad: A veces, es necesario cambiar todo el curso del proyecto, si las cosas van mal, los plazos no se cumplen o no alcanzas el resultado deseado a la primera. Por ejemplo, si un cliente te informa de que quiere cambiar algún detalle del proyecto y que necesitará algunas herramientas antes de lo previsto. Truco: utiliza tu calendario semanal como si fuera tu santo grial. Mueve las tareas de un lado a otro y arrástralas o pégalas en los programas de tus trabajadores.

¿Cuáles son los pasos de tu agencia para pasar de una buena a idea a algo tangible? Descarga nuestro e-book gratuito sobre gestión de proyectos y sácale partido a tu equipo. #WorkSmarter