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Las postales han sido sustituidas por los SMS o WhatsApp, los periódicos de papel luchan por sobrevivir ante la popularidad de la prensa digital, y los libros electrónicos y los tradicionales llevan años de conflicto. Por lo tanto, es lógico pensar que cada vez más autónomos opten por las facturas digitales. ¿Te lo estás pensando tú también? Te guiaremos por esta transición con toda la información que necesitas.

  1. ¿Qué son las facturas digitales?
  2. ¿Por qué elegir la facturación online?
  3. ¿Qué necesitas para hacer una factura digital?
  4. Puntos esenciales sobre la facturación online
  5. La facturación online en 4 pasos

¿Qué son las facturas digitales?
¿Qué son las facturas digitales?

Tener la bandeja sobre el escritorio hasta arriba de facturas de papel ya no se lleva. La facturación online y la facturación electrónica son el futuro. Pero ¿qué diferencia hay entre ambas?

Una factura online o digital es simplemente una factura que envías de manera digital. Puede tratarse de un documento PDF, Word o Excel enviado por correo electrónico. O también puede ser una copia escaneada de una factura en papel, lo cual resulta un poquito menos eficiente. Hoy en día, existen numerosas herramientas que te permiten crear y enviar las facturas en un par de clics. Cuando tu cliente recibe tu correo electrónico, puede descargarse la factura y verla al momento.

Por otro lado, la factura electrónica va un poco más allá. Mediante una herramienta de facturación, primero creas una factura en UBL, es decir, en Universal Business Language, un estándar internacional para representar facturas electrónicas. Después, el software envía la factura a la aplicación de contabilidad del cliente, se lee y registra automáticamente.

Desde enero de 2015, es obligatorio que las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas sean en formato electrónico. Por lo que, si eres un proveedor de bienes o servicios de las Administraciones Públicas, tendrás que crear tu factura de acuerdo con los requisitos específicos de las AA. PP mediante un programa informático especializado en facturas electrónicas o mediante un proveedor de servicios de facturación electrónica.

El paso a la facturación electrónica puede resultar un poco abrumador para los empresarios. En cambio, la facturación online se presenta como una opción mucho más accesible. Además, puedes integrar ciertas herramientas de facturación en tu programa de contabilidad. De esta manera, podrás pasarte a la facturación electrónica cuando te sientas preparado.

«Desde que hemos unido nuestros procesos de ventas y facturación, nuestra carga de trabajo administrativo se ha reducido considerablemente». Laurent Janssens, director de operaciones en Lemon Companies

La idea de que es mejor tenerlo todo en papel ya ha quedado un tanto desfasada. Y es que desde 2013, tanto las facturas en papel como las digitales tiene la misma validez legal.

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¿Por qué elegir una factura digital?

La facturación online tiene 5 ventajas principales para tu negocio:

  • Te ahorrarás tiempo

Al utilizar una herramienta de facturación, puedes crear facturas en un abrir y cerrar de ojos. Solo tendrás que rellenar tu plantilla personalizada y el programa informático se encargará de hacer los cálculos. Incluso puedes hacer tu propia plantilla del correo electrónico estándar para enviar la factura en solo unos segundos. O también puedes crear recordatorios de pago automáticos para garantizar una buena liquidez en tu negocio.

  • Menos posibilidades de cometer errores

Dado que es una herramienta la que calcula los diferentes importes en tu factura, se reducirán significativamente las posibilidades de cometer errores. Y otra ventaja muy tentadora es que no te hará falta tener a mano la calculadora nunca más.

  • Toma de decisiones basadas en tus números

Mediante una práctica vista general en tu software de facturación, puedes estar al tanto en todo momento de los pagos y facturas pendientes. Al tener estos datos actualizados, tendrás una mayor solidez financiera y capacidad para tomar decisiones informadas.

  • Lo digital es más seguro

Tener un archivador repleto de facturas no solo queda anticuado, sino que corres el riesgo de que sufran daños en caso de que se produzca un incendio, una inundación o un despiste (a todos nos puede pasar). Por ello, un archivo digital con su copia automática incluida es mucho más seguro.

  • Tanto tú como tus clientes podréis trabajar de forma más flexible

Cuando estés en el coche de camino a ver a un cliente o a última hora después de un largo día de trabajo, la facturación online se puede realizar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Solo te hace falta una conexión a Internet.

Desde una agencia creativa, a una empresa en el sector informático hasta una compañía de jardinería: todos estos emprendedores están más que convencidos sobre los beneficios de la facturación online.

¿Qué necesitas para hacer una factura digital?
¿Qué necesitas para hacer una factura digital?

No vamos a tirar de clichés y decir que a nadie le apetece ponerse a hacer facturas o que basta un poco de sentido común. En realidad, para hacer una factura digital solo necesitarás tener un ordenador y estos tres requisitos:

  1. Un software fiable. Encuentra una herramienta de calidad que cumpla con las necesidades de tu empresa. Ten en cuenta si el software te permite hacer integraciones o expansiones. Por ejemplo, ¿puedes conectar el software con tu paquete de contabilidad? ¿Puedes añadir el registro de tiempo y un CRM? Y, por último, aunque no menos importante especialmente en la era digital, ¿la herramienta dispone de una aplicación para móviles que sea de alto rendimiento?
  2. Un sistema de almacenamiento sólido. No todas las herramientas de facturación cuentan con una base de datos fiable. Aunque, en realidad, es una condición esencial ya que las facturas digitales, como las de papel, deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto.
  3. Ciberseguridad. Imaginamos que cuando te vas a dormir, no dejas la puerta abierta de par en par. Igual que tomas medidas de seguridad para proteger tus documentos en papel, tendrás que garantizar la seguridad de tu ordenador y dispositivos móviles con programas antivirus y otras soluciones. Al fin y al cabo, una herramienta de facturación contiene información de gran valor acerca de tu empresa.

¿Utilizas un programa informático para facturar, archivar y pagar de forma digital? ¿Crees que tus dispositivos pueden estar en riesgo? Existen recursos gratuitos como cursos especializados, jornadas de formación o el teléfono de consultas del Instituto Nacional de Seguridad gracias a los cuales podrás aclarar cualquier duda sobre ciberseguridad en tu empresa con la ayuda de sus expertos.

En el momento que decidas elegir una herramienta de facturación, la cantidad de resultados que te aparezcan en tu buscador puede dejarte medio mareado en tu silla. ¿Cómo puedes saber qué software o que apps se adaptan mejor a tu negocio? Estos consejos te ayudarán a tomar una decisión informada.

Puntos esenciales sobre la facturación online

La facturación online no es una ciencia compleja, pero sí que es verdad que hay que tener en cuenta varios puntos esenciales:

  • Digitaliza tus facturas...

Intenta, en la medida de lo posible, trabajar siempre con facturas digitales y guardarlas en el mismo archivo, servidor o nube. De esta forma, tu contabilidad será más consistente y no tendrás la mitad de las facturas en papel y la otra mitad en formato digital.

  • ...y pídeles a tus proveedores lo mismo.

La facturación online te dará mejores resultados si tanto las facturas recibidas como las emitidas están en formato digital. Pregúntales a tus proveedores si te enviarán una factura digital ya que te evitará un montón de quebraderos de cabeza. Aunque muchas veces es inevitable tener una factura en papel, como por ejemplo un ticket de aparcamiento o el recibo de una comida de trabajo. En ese caso, hazle una foto o escanea el recibo, y súbelo a tu archivo digital.

  • Elige el momento adecuado para empezar

Puedes dar el salto a la facturación online en cualquier momento, aunque es recomendable que elijas un momento específico del año fiscal. Puede ser al principio de un nuevo trimestre o de un nuevo año fiscal. Así, tendrás todas las facturas de ese periodo en el mismo formato y en el mismo archivo.

La primera vez que te animas a salir a correr, te emocionas y corres 15 km. O cuando alquilas tu primer piso, igual no miras si las ventanas están bien aisladas. Son los típicos fallos de principiante que todos cometemos alguna vez. Hemos hecho una lista con los errores más comunes en la facturación online para que puedas esquivarlos fácilmente.

La facturación online en 4 pasos

La facturación online ofrece numerosas ventajas. Seguramente, en eso estaremos todos de acuerdo. Pero ¿cómo se hace y se envía exactamente una factura digital? Te proponemos este sencillo plan de 4 pasos.

1º paso: crea un presupuesto ordenado, completo y claro

Una buena factura empieza con un presupuesto claro. Idealmente, debes resumir todas las fases del proyecto e incluir los precios correspondientes a cada una de ellas. Esta información no solo será útil para tu cliente, sino que sentará las bases para tu factura. En un mundo perfecto, tu factura sería un copia y pega de tu presupuesto.

2º paso: crea una factura digital

Una buena herramienta de facturación convierte un presupuesto en una factura con un solo clic. Si no dispones de un presupuesto, entonces opta por utilizar tu plantilla de facturas. El software se encargará de hacer los cálculos. No tendrás que preocuparte de pelear con fórmulas de Excel, multiplicaciones o porcentajes.

3º paso: envía tu factura online

Envía directamente las facturas a tus clientes con el software de facturación. Diles adiós a los sellos, arrivederci a los sobres y au revoir a los archivadores descomunales. Gracias a la integración con tu paquete de contabilidad, las facturas salientes aparecerán automáticamente en tu sistema.

4º paso: haz un seguimiento de los retrasos en los pagos

Las empresas españolas son terceras por la cola en la clasificación de la Unión Europea acerca de cuánto tardan las empresas en pagar sus facturas. Con la ayuda de una herramienta de facturación, contarás en todo momento con una vista general de las facturas pendientes o atrasadas para que puedas hacer un seguimiento del pago. Con Teamleader, podrás incluso configurar recordatorios de pago automáticos para que tus clientes reciban un mensaje en términos amistosos que les recuerde que deben pagar su factura pendiente.

¿Le molestan más a menudo las facturas impagadas? Algunos consejos útiles para evitar el impago.

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Comment rédiger ses factures électroniques ?

La bonne vieille carte postale est démodée aujourd’hui, elle a laissé la place aux textos et à WhatsApp… pareil pour l’agenda papier qui se voit remplacé par une version numérique. Même certains magazines de renom ont du mal à survivre dans cette ère du numérique, c’est pour dire !

En tenant compte de cette évolution, il paraît donc logique que de plus en plus d’indépendants optent pour des factures électroniques… et vous, c’est pour quand ?

Pour savoir si cette manière de travailler vous convient, Teamleader vous dit tout ce qu’il y a à savoir sur le sujet !


  1. Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

  2. Pourquoi opter pour des factures électroniques ?

  3. De quoi avez-vous besoin pour rédiger une facture électronique ?

  4. Les points essentiels de la facturation électronique

  5. Rédiger une facture électronique en 4 étapes

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

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Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

L’époque où vous gardiez toutes vos factures papier dans vos boîtes à chaussures est terminée ! Les versions numériques et électroniques, c’est ça l’avenir… mais quelle est la différence entre les deux, au juste ?

Une facture numérique, c’est une facture que vous envoyez… numériquement ! Nous pensons donc par exemple à un simple fichier PDF, Word ou Excel communiqué par e-mail ou encore, même si c’est moins efficace, un scan d’une facture papier.

De nos jours, de nombreux outils existent pour vous aider à préparer et envoyer vos factures en quelques clics seulement. Une fois que le client reçoit votre e-mail, il peut alors télécharger sa facture et la lire dans la minute.

Une facture électronique, qui s’utilise dans un processus de facturation Machine-to-Machine, va encore plus loin. En effet, grâce à un outil de facturation électronique, vous préparez une facture en UBL (Universal Business Language), une norme internationale qui s’applique à ces factures.

Ensuite, votre logiciel envoie cette facture électronique à l’application de comptabilité de votre client. Elle est alors automatiquement lue et encodée de son côté.

On le conçoit : se lancer dans la rédaction de factures électroniques peut constituer un trop grand changement pour certains entrepreneurs ! Pour ceux-ci, la facturation numérique se révèle beaucoup plus accessible. Si c’est votre cas, vous pourrez également intégrer des outils de facturation à votre logiciel de comptabilité. Cela vous permettra de passer aisément à des factures électroniques lorsque vous vous sentirez prêt.

“Depuis que nous avons lié nos processus de vente et de facturation à notre outil comptable, notre charge administrative a considérablement diminué.” - Laurent Janssens, directeur des opérations chez Lemon Companies.


“Si le sujet est vraiment important, optez plutôt pour des factures papier.”, remarque que l’on entend régulièrement mais qui n’est pas tout à fait juste car, depuis 2013, les factures électroniques ont la même valeur juridique que les factures papier. Découvrez ici comment rédiger rapidement et efficacement votre première facture électronique.

Pourquoi opter pour des factures électroniques ?

La facturation électronique présente 5 atouts essentiels pour votre entreprise :

Vous gagnez du temps

En utilisant un outil de facturation, vous établissez vos factures en un clin d'œil. Rédigez simplement un modèle personnalisé et le logiciel se chargera du reste. Vous pouvez également composer un e-mail standard et envoyer la facture à votre client en quelques secondes seulement. Et pour vous assurer une trésorerie saine, il est aussi possible de créer des rappels de paiements automatiques.

Vous réduisez votre marge d’erreur

Puisqu’un outil calcule lui-même les différents montants repris sur votre facture, le risque d’erreurs est considérablement diminué.

Autre avantage : vous ne perdrez plus de temps à chercher votre calculatrice !

Vous avez une vue globale de vos chiffres et prenez des décisions réfléchies

Grâce à un aperçu de votre situation, votre logiciel de facturation vous permet de surveiller vos paiements et factures impayées en permanence. Cela vous donne une idée de la santé financière de votre entreprise et vous aide à prendre des décisions éclairées.

Le numérique, c’est plus sûr

Non seulement, vous en avez peut-être marre de voir ce vieux classeur déborder de papiers mais surtout, en cas de dégât des eaux, d’incendie ou - sans jugement aucun - de négligence, posséder une archive numérique ainsi qu’une copie de celle-ci se révèle beaucoup plus sûr.

Vous et vos clients faites preuve de flexibilité

Dans la voiture, en chemin entre deux clients ou encore depuis votre fauteuil… rédiger et envoyer des factures électroniques, c’est possible à tout moment et n’importe où ! Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une connexion Internet.

Des agences créatives aux acteurs informatiques, en passant par les entreprises horticoles, tous sont convaincus des avantages de la facturation numérique !

De quoi avez-vous besoin pour rédiger une facture électronique ?

Non, on ne va pas vous assommer avec les habituels “votre bonne humeur” ou “votre bon sens”, on vous le promet. Voici les 3 choses qui sont réellement essentielles dans la rédaction de factures électroniques (à part un ordinateur, bien sûr) :

1. Un logiciel fiable

Il est crucial que vous optiez pour un outil de haute qualité adapté aux besoins de votre entreprise et que vous teniez compte de ses possibilités d’intégration et d’extension. Voyez par exemple si vous pouvez le lier à votre outil comptable, enregistrer vos heures de travail ou s’il dispose d’un outil CRM inclus. Mais surtout, dans cette ère du numérique, la première question que vous devez vous poser est : ce logiciel dispose-t-il d’une application performante ?

2. Un système de stockage solide

Tous les outils de facturation ne disposent malheureusement pas d’une base de données fiable et sécurisée… Pourtant, cela a son importance car comme pour les factures papier, vous devez conserver toutes vos factures électroniques durant 7 ans !

3. Sécurité informatique

Vous ne laisseriez pas les portes de votre maison ouvertes toute la nuit… n’est-ce pas ? Il en est de même pour votre ordinateur et votre smartphone que vous devez tous deux protéger avec les programmes antivirus nécessaires. Après tout, un outil de facturation contient des informations précieuses mais surtout confidentielles quant à votre entreprise et vos clients.

3. Sécurité informatique

Vous ne laisseriez pas les portes de votre maison ouvertes toute la nuit… n’est-ce pas ? Il en est de même pour votre ordinateur et votre smartphone que vous devez tous deux protéger avec les programmes antivirus nécessaires. Après tout, un outil de facturation contient des informations précieuses mais surtout confidentielles quant à votre entreprise et vos clients.

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Choisir un outil de facturation, c’est comme remplir un sachet de bonbons au magasin à l’heure du goûter quand on a 11 ans : on ne sait pas où donner de la tête ! Alors, comment apprendre à distinguer les bons logiciels (qu’on va appeler les chamallows) des applications qui ne correspondent pas à votre entrepris. Grâce à nos conseils, vous saurez comment faire !

Les points essentiels de la facturation électronique

Si l’élaboration de factures numériques n’a rien de très sorcier, il y a cependant plusieurs points clés à considérer :

Numérisez vos factures

Travaillez autant que possible avec des factures électroniques et stockez-les toutes dans le même dossier, serveur ou cloud. Ainsi, ne basez pas votre comptabilité à la fois sur des factures papier et des factures électroniques, c’est tout ou rien.

Et demandez la même chose à vos fournisseurs

La facturation numérique fonctionne mieux lorsqu’elle est réciproque. Par conséquent, nous vous recommandons de demander à vos fournisseurs de procéder de la même manière. Cela vous évitera d’acheter un nouveau classeur.

Nous nous doutons évidemment que, parfois, une facture papier est inévitable comme pour l’addition d’un dîner d’affaires ou un ticket de parking. Dans ce cas, prenez juste une photo de votre facture ou numérisez-la et incluez-la à vos archives numériques.

Commencez à un moment-clé

Vous pouvez commencer à travailler avec des factures électroniques n’importe quand, mais il est toujours judicieux de choisir un moment-clé pour le faire. Pensez par exemple à un nouveau trimestre ou au début d’une nouvelle stratégie financière. De cette façon, toutes vos factures électroniques concernant une période ou un projet seront au même endroit.

Des erreurs de débutant, on en fait tous. Courir 15 km lors de son premier entraînement ? Se rendre à sa première soirée le ventre vide ? Ça nous est arrivé aussi mais pour que vous puissiez éviter tou

Rédiger une facture électronique en 4 étapes

La facturation numérique, cela présente bon nombre d’avantages… On est tous d’accord sur ce point ! Mais comment faire pour rédiger une bonne facture électronique ? Voici un plan clair, étape par étape.

Étape 1 : Réfléchissez à votre offre

Une facture électronique idéale, c’est un copier-coller de votre devis. Pour ce faire, il faut commencer par rédiger un devis clair où vous listez les différentes phases de votre projet et les budgets qui y correspondent. Cela sera plus limpide pour votre client et pour vous.

Étape 2 : Créez une facture numérique

Un bon outil de facturation est un outil qui vous permet de convertir un devis en facture en un seul clic… ou si vous n’avez pas de devis, un outil qui vous crée une facture électronique personnalisée. Un tel logiciel fait alors les calculs lui-même ! Vous n’avez pas besoin de vous embarrasser avec des formules Excel qui sont parfois sources d'erreurs.

Étape 3 : Envoyez votre facture

Adieu les timbres à lécher, les courriers à rédiger à la main et les gros classeurs remplis de papier… avec un logiciel de facturation, vous envoyez vos factures à vos clients directement ! Aussi, en l’intégrant à votre progiciel de comptabilité, vos factures sortantes apparaissent automatiquement dans votre système.

Vous vous demandez ce qu’est exactement la facturation, de quels éléments se compose une facture et comment bien la rédiger ? Alors, cette page est là pour vous apporter les réponses à toutes vos questions.

Étape 4 : Suivez les retards de paiement

Selon la période de l’année, on remarque que près d’une facture sur deux est payée en retard. C’est là qu’un outil de facturation numérique s’avère utile car vous obtenez un aperçu continu des factures en attente de règlement et pouvez facilement les suivre !

Avec Teamleader, vous pouvez même automatiser vos rappels de paiement afin que vos clients reçoivent un message convivial et personnalisé leur indiquant de régler leurs factures impayées.