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Emitir facturas perfectamente correctas es esencial para tu empresa. No solo garantizan el pago por tus servicios o productos, sino que también te proporcionarán una visión general clara de tus ingresos y de tus gastos. Sin embargo, hacer una factura (digital) que cumpla con las normativas no resulta siempre una tarea fácil. Por ello, compartiremos contigo unos cuantos consejos, recomendaciones y varios ejemplos.

  1. ¿Por qué las facturas son fundamentales?
  2. Diferentes tipos de facturas
  3. ¿Cómo haces una factura?
  4. Ejemplos de facturas
  5. ¿Cuál es el momento ideal para hacer tu factura y enviarla?
  6. Facturación digital: ¿cómo funciona?

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¿Por qué las facturas son fundamentales?

Como trabajador autónomo, debes estar superpendiente de tus facturas. ¿Te parece que exageramos? Para nada. Y te lo demostramos con estos 3 motivos:

  1. Las facturas serán tus documentos justificativos de ventas. Serán la prueba de que has proporcionado un determinado producto o servicio. Si las facturas no cumplen con las normativas, no podrás reclamar ni un solo céntimo en caso de que el cliente se niegue a pagarlas.
  2. Las facturas incorrectas pueden acarrear sanciones con Hacienda. Si tus facturas no son correctas, tu contabilidad se verá afectada y te arriesgarás a ser sancionado. Además, este requisito no solo se aplica a las facturas emitidas (las que envías a tus clientes), sino que también puedes ser sancionado si las facturas recibidas de tus proveedores son incorrectas.
  3. Las facturas te aportan información útil sobre tu compañía. Y es que, al fin y al cabo, con las facturas puedes ver cuáles son tus ingresos y tus gastos, lo cual te permitirá estar al tanto de la solidez financiera de tu negocio.

«Gracias a nuestras facturas digitales, podemos sacar conclusiones fácilmente a partir de nuestros ingresos y gastos, además de tener una visión general clara de nuestra facturación». Jonah Van Laer, fundador de Tuinjan

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Diferentes tipos de facturas

Cada tipo de factura corresponde con una determinada necesidad según el tipo de negocio o de proyecto. En términos generales, existen 8 tipos de facturas.

    1. La factura estándar contiene la información estándar (como su nombre bien indica) y es la que se suele usar por defecto.
    2. La factura comercial se utiliza cuando se envían bienes de un país a otro.
    3. Para proyectos grandes, como en el sector de la construcción, puedes enviar facturas periódicas cada vez que se finaliza una parte del proyecto. De esta manera, también generarás ingresos durante el propio proyecto.
    4. ¿No cobras un determinado importe por un producto o servicio? Si aplicas una tarifa horaria por tus servicios, se recomienda utilizar una planilla horaria o una app para registrar tiempo. Este método resulta especialmente práctico tanto para las agencias como para los consultores.
    5. Para los clientes con los que trabajas de forma continua, puedes crear una factura recurrente que puedes enviar con una frecuencia específica, como por ejemplo a finales de cada mes.
    6. Con una factura proforma, estarás proporcionando un precio estimado para un determinado producto o servicio. Este documento suele ser prácticamente igual que tu presupuesto.
    7. En caso de una factura basada en el valor, el importe depende de la cantidad de trabajo que debes entregar. Es un tipo de facturación especialmente útil si puedes determinar el valor del servicio o del producto de antemano.
  • Una factura con precio fijo es la más apropiada para los proyectos que tienen unas expectativas claramente definidas. Suele ser el tipo de factura que utilizan los freelancers.

¿Cómo decides qué tipo de factura se adapta mejor a tu proyecto? ¿Con qué trabas te puedes encontrar? En este artículo de blog te guiaremos por este sendero tortuoso.

¿Cómo haces una factura?

Por norma general, una factura consta de 3 partes: el encabezado de la factura, el listado de la factura y el importe de la factura. Sí, en algunos casos no tiene más ciencia que esa. Y cada parte contiene una serie de elementos obligatorios.

En el encabezado de la factura debes incluir tus datos:

  • la palabra «factura» de forma claramente visible
  • la fecha de emisión y el número de serie
  • el nombre de tu compañía y el tipo de sociedad (S. A., S. L., etc.)
  • tu dirección completa
  • tu número de cuenta bancaria
  • tu número de identificación fiscal (NIF)
  • la fecha de entrega de los bienes o servicios

Y, además, también tendrás que incluir en el encabezado de tu factura los datos de tu cliente:

  • el nombre oficial de la compañía
  • la dirección completa
  • el número de identificación fiscal (NIF)

En el listado de la factura, describirás los bienes o servicios además de la cantidad. Puedes hacerlo de dos maneras:

  • describir las diferentes partes con su precio correspondiente
  • añadir tu tarifa horaria y el tiempo dedicado a cada parte del proyecto

Con el ejemplo que te dejamos más adelante te quedará clarísimo enseguida.

Y en el importe de la factura tendrás que añadir:

  • el importe neto (sin IVA)
  • el tipo impositivo y el importe
  • el importe total
  • la fecha límite de pago
  • las formas de pago

Nadie suele leerse la letra pequeña de los términos y condiciones generales, pero es recomendable incorporarlos en tu factura, aunque no sea un elemento obligatorio. Nota importante: si tu factura es para una persona física, tendrás que mencionar obligatoriamente los mismos términos y condiciones descritos en tu presupuesto. Si se trata de una empresa, será suficiente con hacer referencia a tu sitio web.

Ejemplos de facturas

A la hora de hacer tus facturas repite el mantra de «copiar no está mal». Y es que el mejor consejo que te podemos dar es que bases tus facturas en otras ya existentes. Te ahorrarás un montón de tiempo.

Lo malo de este mantra podría ser que copies facturas que no cumplan con todos los requisitos de las normativas. Para evitar este inconveniente, te proponemos tres ejemplos que pasarían el examen del inspector de Hacienda más puntilloso.

el momento ideal para hacer tu factura y enviarla
¿Cuál es el momento ideal para hacer tu factura y enviarla?

Si a la hora de hacer tus facturas, aplicas la filosofía de «¡qué pereza! Ya lo hago mañana», tenemos un buen problema entre manos. Y es que cuando un proyecto llega a su fin, lo mejor que puedes hacer es «no dejar para mañana lo que puedes hacer hoy» y enviar tu factura lo antes posible.

La fecha límite es el día 15 del mes siguiente tras la entrega. Por ejemplo, si has entregado un producto a tu cliente el día 23 de abril, tienes hasta el 15 de mayo para hacer tu factura y enviarla.

Aunque siempre es mejor no esperar hasta el último momento. A principios de mes, suele haber muchos pagos. Si tus clientes pagan sus facturas de forma rápida, tú también podrás pagar tus gastos. En cualquier caso, es fundamental no sobrepasar la fecha límite, ya que puedes ser sancionado por las autoridades tributarias.

¿Tu cliente es autónomo o tiene una empresa? Entonces, disponen de 30 días para pagar la factura a partir de la fecha de recepción. Puede que no lo apliques al pie de la letra, pero siempre es mejor dejarlo por escrito. En cuanto a las personas físicas, no existe una fecha límite específica, pero se espera que se abone en un plazo de tiempo razonable que suele ser de una a dos semanas. Para evitar malentendidos, puedes incluir los términos de pago en los términos y condiciones generales de tu factura.

Es cierto que el cliente siempre tiene la razón, pero ¿qué pasa si no te paga tu factura? ¿Le acosas con cientos de correos electrónicos? ¿Contratas un cobrador del frac? Por suerte, no tendrás que hacer nada de eso. Con sencillos pasos, obtendrás una solución de los más eficiente.

La facturación digital: ¿cómo funciona?

Todos odiamos ese momento en el que hay que pelear con la impresora para imprimir la factura o ir a por sobres y sellos al estanco para enviarla al cliente. Las facturas en papel suponen tanto una inversión de tiempo y dinero como una acumulación de preocupaciones. Al fin y al cabo, ¿cómo puedes estar seguro de que le va a llegar de manera segura a tu cliente?

Los trabajadores autónomos utilizan cada vez más las facturas digitales con una herramienta online. Este tipo de facturación tiene 3 ventajas:

  1. Se tarda menos tiempo. Con la ayuda de un software, puedes crear una factura con el estilo de tu marca con solo unos cuantos clics. También podrás registrar, enviar y procesar las facturas de forma digital y, por lo tanto, más rápidamente.
  2. Te ahorras un dinerito. El coste del software no suele variar independientemente del número de facturas que envíes. Por lo que te ahorrarás en sobres, papel, cartuchos de tinta para la impresora, sellos… Ya no los necesitarás.
  3. No puede ser más sencillo. Tendrás la seguridad de que la factura le llega a la persona adecuada. Es más, esta persona podrá ver la factura en cualquier momento: desde su teléfono, tablet u ordenador; en casa, en la oficina o hasta de vacaciones.

Facturación digital y electrónica: ¿son lo mismo?

No, una factura digital se crea y se envía mediante un software y se trata de un documento PDF, Word o Excel. Este tipo de factura suele ser suficiente para los trabajadores autónomos. En cambio, una factura electrónica es una factura XML que cumple con la normativa europea PEPPOL.

¿Te gustaría saber algo más acerca de las facturas digitales? Hemos hecho una lista con todo lo que necesitas saber.

«Al principio, hacía las facturas manualmente, pero no era un trabajo eficiente. Teamleader me ha ahorrado un montón de trabajo ineficiente, frustración y tiempo.» - Laurent Debaere, fundador y manager de Berdea

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Une bonne facturation vaut de l'or pour votre entreprise. Elle ne vous garantit pas seulement le paiement de vos services ou produits, elle vous donne également une vue d'ensemble claire de vos recettes et dépenses. Mais établir une facture (en ligne) selon les règles de l'art n'est pas toujours chose facile. C'est pourquoi nous vous offrons des conseils, astuces, divers modèles et le pourquoi du comment. De rien !

Pourquoi les factures sont-elles essentielles ?

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Pourquoi les factures sont-elles essentielles ?

  1. Les factures sont synonymes de passage en caisse. Elles prouvent que vous avez fourni un produit ou service. Si elles ne sont pas conformes à la réglementation et que votre client refuse de payer, vous pourrez toujours courir pour récupérer votre argent.
  2. Si vos factures sont erronées, vous passez à la caisse de l’administration fiscale. Si elles sont incorrectes, votre comptabilité est en danger et vous vous exposez à une amende. D'ailleurs, cela ne concerne pas seulement les factures que vous établissez, les factures dites sortantes. Les factures erronées des fournisseurs, ou factures entrantes, s’exposent également à des sanctions.
  3. Les factures vous donnent des informations sur votre entreprise. Après tout, elles indiquent vos recettes et vos dépenses, ce qui vous permet d'évaluer la santé financière de votre entreprise.

« Grâce à nos factures en ligne, nous pouvons facilement interpréter nos résultats et voir exactement où nous en sommes en termes de chiffre d'affaires ». Jona Van Laer, fondateur de Tuinjan

Les différents types de factures

Les factures sont comme les bières blondes : certaines sont très bonnes et d'autres pas vraiment (vous avez déjà goûté une Budweiser ?). De manière générale, il existe 8 différents types de factures.

  1. Comme son nom l’indique, la facture standard contient des informations standards et elle est utilisée par défaut.
  2. La facture commerciale est utilisée lorsque vous expédiez des marchandises d'un pays à un autre.
  3. Pour les grands projets, par exemple dans le bâtiment, vous pouvez envoyer une facture périodique chaque fois qu'une phase est terminée. De cette façon, vous générez également des recettes pendant le projet.
  4. Vous ne facturez pas des produits ou services mais des heures à un taux fixe ? Si c'est le cas, veillez à l'indiquer clairement sur une feuille de temps ou via l'enregistrement des heures travaillées. Ce type de facture est très utilisée par les consultants et les agences.
  5. En ce qui concerne les clients pour lesquels vous travaillez en continu, vous établissez une facture récurrente à intervalle régulier. Par exemple à chaque fin de mois.
  6. La facture pro forma vous permet de donner le prix estimé de certains biens ou services. Elle est souvent identique à votre devis.
  7. Dans le cas d'une facture basée sur la valeur d'un service ou produit fourni, le montant dépend de la quantité de travail effectué. C'est particulièrement utile si vous pouvez déterminer à l'avance la valeur d'un produit ou service.
  8. Une facture avec un prix forfaitaire est parfaitement indiquée pour les projets dont les attentes sont clairement définies. Elle est utilisée en particulier par les travailleurs indépendants.

Quel type de facture établir pour quel type de projet ? Et quels sont les pièges à éviter ? Cet article de blog vous aidera à y voir plus clair.

Comment faire une facture ?

Une facture est généralement composée de 3 parties : l'en-tête de facture, les lignes de facture et le montant de la facture. Oui, parfois c'est aussi simple que ça. Chaque composante contient un certain nombre d'éléments obligatoires.

Dans l'en-tête de facture, vous indiquez vos coordonnées ainsi que :

  • le mot « facture » de façon claire
  • la date de création et le numéro de série
  • la raison sociale et la forme juridique de votre entreprise (SA, SPRL, etc.)
  • votre adresse complète
  • vos coordonnées bancaires
  • votre numéro de TVA, d’entreprise (Belgique) ou de SIREN (France)
  • la date de livraison des biens ou services

Vous devez aussi inclure les coordonnées de votre client dans l'en-tête de facture :

  • la raison sociale de l'entreprise
  • l’adresse complète
  • le numéro de TVA

Dans les règles de facturation, vous décrivez les biens et services et leur quantité. Il y a deux façons de procéder en indiquant :

  • les différentes phases et le prix unitaire correspondant
  • votre taux horaire et le temps passé sur chaque phase du projet

Cet exemple de calcul clarifie immédiatement les choses.

Vous indiquez dans le montant de la facture :

  • le montant net (montant hors TVA)
  • le taux et le montant de la TVA
  • le montant total
  • le délai de paiement
  • les modalités de paiement

Les conditions générales sont comme les règlements de copropriété : personne ne les lit. Cependant, il peut s'avérer judicieux de les indiquer sur votre facture, même si ce n'est pas obligatoire. Attention : si votre facture est destinée à un particulier, vous devez indiquer ces conditions générales sur votre devis. Pour les entreprises, la mention de votre site internet suffit.

Modèles de factures

Les bons artistes copient, les grands artistes volent. (Picasso) Et cela s'applique tout aussi bien à l'établissement de factures. Utiliser des factures existantes est l’une des astuces les plus efficaces. Ça vous fera gagner beaucoup de temps.

Problème : vous ne savez pas quelles factures ont été établies selon les règles de l'art. C'est pourquoi nous avons créé trois modèles pour lesquels même le contrôleur fiscal le plus strict ne trouverait rien à redire.

Quand établir une facture et l'envoyer ?

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Quand établir une facture et l'envoyer ?

Si facturer vous prend autant de temps que de préparer un repas pour deux cents personnes, vous avez un problème. Car une fois un projet terminé, il vaut mieux envoyer votre facture le plus rapidement possible.

Le délai est fixé au 15ème jour du mois suivant la réalisation de la vente ou la prestation de service. Si, par exemple, vous livrez des marchandises à l'un de vos clients le 23 avril, vous avez jusqu’au 15 mai pour établir et envoyer votre facture.

Il est donc conseillé de ne pas attendre. Au début du mois, vous devez habituellement débourser beaucoup d'argent. Si vos clients paient leurs factures rapidement, vous déboursez plus facilement les sommes dues. Dans tous les cas : respectez les échéances. Autrement, le gouvernement pourra vous infliger des amendes.

Votre client est un travailleur indépendant ou une entreprise ? Il dispose alors de 30 jours pour régler la facture, à compter de sa date de réception. Vous pouvez ne pas respecter cette règle mais, dans ce cas, vous devrez écrire cette clause noir sur blanc. Il n'y a pas d'échéance fixe pour les particuliers, mais il existe un « délai raisonnable ». En pratique : une à deux semaines. Pour éviter toute contestation, vous pouvez inclure un délai de paiement dans les conditions générales de votre facture.

OK d'accord, le client est roi. Mais que faire s'il ne paie pas votre facture ? Lui envoyer des tonnes d'e-mails ? Embaucher quelqu'un pour le harceler ? Heureusement que non. Voici une solution efficace en 4 étapes simples.

La facturation en ligne : comment ça marche ?

Votre imprimante indique à nouveau que les cartouches d'encre sont vides, l'adresse du destinataire ne rentre pas sur l'enveloppe et, même s'il est très beau, le monument sur le timbre n'apporte rien d'un point de vue esthétique. Les factures papier vous coûtent du temps, de l'argent et votre sérénité. En effet, comment pouvez-vous être sûr que votre facture arrivera bien à destination ?

De plus en plus de travailleurs indépendants éditent leurs factures en ligne avec un outil en ligne. Cela présente 3 avantages :

  1. Un gain de temps considérable. Avec un logiciel, vous pouvez créer une facture dans votre propre style en quelques clics. L'enregistrement, l'envoi et le traitement se font aussi en ligne et donc plus rapidement.
  2. Vous faites des économies. Le coût de revient du logiciel reste généralement le même, quel que soit le nombre de factures envoyées. Enveloppes, papier, cartouches d'encre, timbres... Vous n'en avez plus besoin.
  3. C'est simple comme bonjour. Vous êtes certain que votre facture parviendra à la bonne personne. De plus, il ou elle peut accéder à votre facture n'importe quand : sur son smartphone, sa tablette ou son ordinateur, au bureau, en vacances ou dans le rayon biscuits apéritifs d’un Carrefour.

Facturation en ligne ou facturation électronique : même chose ?

Non, une facture en ligne est créée et envoyée via un logiciel et c'est un fichier PDF, Word ou Excel. C’est généralement suffisant pour la plupart des travailleurs indépendants. En revanche, une facture électronique est une facture au format XML (conforme à la norme européenne PEPPOL, version 2 ou 3) Insérez émoji nerd ! Les fournisseurs du secteur public ont l'obligation d'établir des factures électroniques.

Envie de tout savoir sur la facturation en ligne ? Message reçu ! Nous avons établi la liste des informations utiles.

« Au début, vous arrivez à établir vos factures manuellement. Mais ça ne dure pas. Jusqu'à maintenant, Teamleader m'a permis de gagner en efficacité et d'éviter frustration et perte de temps. » Laurent Debaere, fondateur et directeur de Berdea

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Teamleader est un logiciel qui combine CRM, gestion de projet et facturation dans un même outil simple d'utilisation. Créez, envoyez et traitez vos factures en quelques clics. Les devis sont convertis en facture en moins de deux, chacun de vos documents est aux couleurs de votre entreprise et vos clients paient en ligne en toute simplicité.

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Robin Van Cleemput

Robin ha tenido muchos roles durante sus años en Teamleader: redactor de contenidos, gestor de contenidos, comercializador de marcas. En la actualidad, se ha asentado en su papel de creativo polifacético que genera conceptos, co-crea campañas y contribuye con textos largos y cortos. También es conocido por tomar el micrófono en los eventos de Teamleader, y cree fervientemente en ser un “perezoso inteligente”. Habla con él sobre marketing de contenidos, artes marciales y buena música. Y trae una cerveza artesanal. Es al menos un cuarto hípster.

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